Détaillants d'essence autorisés dans les réserves : Service de document papier pour la vente d'essence exonérée de taxe

Date de publication : janvier 2017
Dernière mise à jour : janvier 2017

  • Cette page contient des renseignements sur les titres‑services papier et le traitement des ventes d'essence exonérées de taxe à des bandes et des membres d'une Première nation dans une réserve.
  • Cette page contient des renseignements généraux. Il n'est pas exhaustif et ne devrait pas être considéré comme un substitut à la Loi de la taxe sur l'essence et aux règlements afférents.
  • Pour des renseignements sur le service électronique facultatif, veuillez vous reporter au Détaillants d'essence autorisés dans les réserves : Service électronique pour la vente d'essence exonérée de taxe.

Renseignements généraux

Taux de taxe et exemption

La loi ontarienne applique une taxe sur l'essence au taux de 14,7 cents le litre. Les bandes et membres admissibles d'une Première nation sont exemptés de payer cette taxe s'ils achètent de l'essence à des fins d'utilisation personnelle auprès d'un détaillant d'essence autorisé qui se trouve dans une réserve.

Qui a droit à l'exemption?

Les bandes et les membres d'une Première nation inscrits en vertu de la Loi sur les Indiens en tant qu'Indiens de plein droit ont le droit d'acheter de l'essence pour leur propre usage, sans payer la taxe, dans les cas présentés dans le cadre de la Loi de la taxe sur l'essence ainsi que l'information présentée sur cette page.

Qui peut vendre de l'essence exonérée de la taxe?

Seuls les détaillants d'essence qui se trouvent dans une réserve et qui sont autorisés par le ministère des Finances peuvent vendre de l'essence exonérée de la taxe aux bandes et membres admissibles des Premières nations. Aux fins de la présente page, détaillant s'entend d'un détaillant d'essence autorisé dans une réserve.

Rôle du ministère des Finances

Le ministère tient à assurer que les bandes et membres admissibles d'une Première nation puissent acheter de l'essence exonérée de taxe, conformément aux dispositions de la Loi de la taxe sur l'essence. Le ministère veille également à ce que des mesures soient mises en place afin que l'exemption de paiement de la taxe de l'Ontario sur l'essence soit accordée aux personnes qui y ont droit.

Carte d'essence

Sur demande, le ministère remet aux bandes et membres admissibles d'une Première nation un certificat d'exemption plus couramment appelé carte d'essence.

Ventes d'essence exonérées de taxe à des membres d'une Première nation dans une réserve

Quelles ventes sont admissibles à l'exonération de taxe?

Pour que de l'essence puisse être vendue exonérée de taxe à des bandes ou des membres d'une Première nation, tous les critères suivants doivent être remplis. L'essence doit être :

  • achetée par le titulaire d'une carte d'essence valide
  • achetée pour l'usage personnel de l'acheteur et non à des fins de revente
  • distribuée à partir d'une pompe d'un détaillant d'essence autorisé dans une réserve, ou livrée aux installations de stockage d'une bande ou d'un membre autorisé d'une Première nation, également situées dans une réserve, par un distributeur autorisé d'essence en vrac.

Procédures pour la vente d'essence exonérée de taxe

Les procédures décrites ci‑après s'appliquent à toutes les ventes d'essence exonérées de taxe à une bande ou un membre d'une Première nation auprès d'un détaillant qui utilise des documents papier.

Mesure à prendre par l'acheteur

  • Au moment de l'achat, l'acheteur présentera sa carte d'essence au détaillant pour qu'elle soit placée dans une imprimante à carte afin de produire un document papier.
  • À la réception de l'essence, l'acheteur doit signer le document imprimé que lui remet le détaillant, rempli comme il est décrit ci‑après dans la section Renseignements figurant sur le document papier, afin de confirmer la quantité achetée et le montant de l'exemption de taxe accordée.
  • Si l'acheteur est un membre d'une Première nation qui habite en Ontario, sa carte d'essence de l'Ontario doit être utilisée pour acheter de l'essence exonérée de taxe.

Mesures à prendre par le détaillant

Lorsqu'une bande ou un membre d'une Première nation présente sa carte d'essence afin d'acheter de l'essence exonérée de taxe, le détaillant préparera un document papier au moment de la vente (chaque document ne doit couvrir qu'une seule vente). La taxe sur l'essence ne doit pas être perçue sur la vente d'essence exonérée de taxe.

Renseignements figurant sur le document papier

Les renseignements suivants doivent figurer clairement sur tous les documents :

  • une empreinte de la carte d'essence
  • la date de la vente
  • le nom du détaillant ou de la station‑service
  • le numéro de référence du ministère qui est indiqué sur la lettre d'autorisation du détaillant
  • le coût total de vente enregistré à la pompe, y compris le montant de la taxe
  • le nombre de litres d'essence achetés
  • le coût net pour l'acheteur
  • la signature de l'acheteur.

Le numéro d'immatriculation du véhicule n'est pas requis.

L'acheteur doit aussi fournir son numéro de téléphone lorsqu'il achète des volumes importants d'essence. Par exemple, si la quantité d'essence achetée est plus importante que celle nécessaire pour faire le plein d'une voiture ou d'un camion, ou si le titulaire de la carte d'essence achète des volumes d'essence plus importants sur une courte période et en différentes occasions, le détaillant demandera à l'acheteur de laisser ses coordonnées afin que ces achats puissent être vérifiés.

Distribution du document papier

Le détaillant remettra un exemplaire du document papier à l'acheteur, conservera la copie du détaillant pour ses dossiers (pour un minimum de sept ans) et utilisera la copie pour le recouvrement lorsqu'il recouvrera ou comptabilisera l'exemption de taxe.

Les documents papier à l'usage du détaillant

Les documents papier fournis aux détaillants sont pour leur usage uniquement et ne doivent pas être donnés à d'autres détaillants sans l'autorisation écrite expresse du ministère.

Documents papier gâchés

NE DÉTRUISEZ PAS les documents papier gâchés. Inscrivez clairement la mention NUL au recto de tout document gâché et envoyez celui‑ci avec la prochaine demande de remboursement dûment remplie.

Procédures pour recouvrer la taxe auprès du ministère

Base pour le remboursement

Les détaillants achètent l'essence, taxe sur l'essence de l'Ontario incluse, auprès de leur fournisseur en vrac, et la vendent, hors taxe, aux bandes et membres admissibles d'une Première nation. Les détaillants sont ensuite remboursés pour l'exemption de taxe accordée aux membres admissibles d'une Première nation.

Détaillants nouvellement autorisés

Tous les détaillants d'essence nouvellement autorisés dans les réserves sont tenus de soumettre leurs demandes de remboursement directement au ministère afin de confirmer que les conditions de la lettre d'autorisation sont bien respectées.

Procédures pour les détaillants

  • Remplir une Demande de remboursement - Ventes exonérées de taxe (TES). Un formulaire de demande est initialement fourni au détaillant avec sa lettre d'autorisation.
  • Joindre les factures et une copie de tous les documents papier en liasse de 200 ou moins. Joindre également les papiers rubans de calculatrice indiquant le nombre total de litres vendus.
  • Les documents gâchés doivent porter la mention NUL et être annexés à la demande avec les autres documents.
  • Si le détaillant d'essence autorisé dans une réserve exploite plus d'un établissement, une demande distincte devra être soumise pour les documents papier émis dans chacun d'eux.
  • Les documents papier et les factures à l'appui doivent être soumis avec la demande de remboursement.

Vérification des demandes au moment de recouvrer la taxe auprès du ministère

Responsabilité des détaillants

Avant d'envoyer les demandes au ministère, les détaillants ont la responsabilité de remplir tous les formulaires avec exactitude et de corroborer chaque demande de remboursement avec des copies des documents papier et des factures émises pour la période couverte pendant la période de remboursement.

Divergence dans les demandes

Le ministère vérifiera chaque demande du détaillant. Si des divergences sont relevées dans la demande, avant de la rejeter, le ministère communiquera avec le demandeur pour lui permettre de fournir des renseignements supplémentaires. Dans certains cas, la demande et les documents à l'appui peuvent être retournés au détaillant qui sera alors invité à remplir adéquatement la demande et à la resoumettre. Si le demandeur ne fournit pas une explication satisfaisante, un avis de rejet lui sera remis et le remboursement, ou le remboursement partiel, lui sera refusé.

L'autorisation du détaillant peut être annulée ou suspendue s'il ne se conforme pas aux modalités de l'autorisation.

Vérification du ministère

Durant le processus de vérification, le personnel du ministère examinera les demandes et les documents papier afin d'en vérifier l'exactitude et l'intégralité, par exemple, des achats de volume important ou inhabituel d'essence compte tenu du type de véhicule, et des documents signés par des personnes autres que le titulaire de la carte d'essence.

Le ministère peut communiquer avec les détaillants, les acheteurs, les fournisseurs, les fournisseurs de service et les représentants autorisés pour obtenir des renseignements supplémentaires.

Procédures pour recouvrer la taxe auprès du percepteur

Demande d'un crédit auprès du percepteur

Une fois que la conformité fiscale est établie, les détaillants peuvent faire une demande d'approbation au ministère afin de soumettre directement leurs demandes de remboursement à leur percepteur. Ce ne sont pas tous les percepteurs qui traiteront les demandes de remboursement des détaillants. Le ministère peut rejeter la demande d'un détaillant de présenter directement sa demande de remboursement auprès de son percepteur.

Marche à suivre par les distributeurs autorisés d’essence en vrac situés hors d’une réserve, qui livrent de l’essence exonérée de taxe à des membres d’une Première nation dans une réserve

  1. Le distributeur d’essence en vrac peut obtenir un remboursement en envoyant au ministère des Finances une Demande de remboursement (Sommaire - TES), ventes/exportations exonérées et une Demande de remboursement - Essence - Annexe 2 - TES, accompagnées des reçus d’exemption et des factures d’achat du fournisseur.
  2. Le ministère des Finances examinera et traitera la demande, puis prendra les dispositions nécessaires afin de faire parvenir un chèque de remboursement au distributeur en vrac.

Procédures pour les détaillants

  • Remplir une demande de remboursement de la taxe sur l'essence – GT257N (ventes exonérées de taxe aux Premières nations) qui est disponible, au besoin, auprès du ministère.
  • Joindre les factures et une copie de tous les documents papier en liasse de 200 ou moins. Joindre également les papiers rubans de calculatrice indiquant le nombre total de litres vendus.
  • Les documents gâchés doivent porter la mention « NUL » et être annexés à la demande avec les autres documents.
  • Si le détaillant exploite plus d'un établissement, une demande distincte devra être soumise pour les documents papier émis dans chacun d'eux.
  • Faire parvenir la demande, des exemplaires de tous les documents papier et les factures d'achat d'essence au percepteur.

Procédures pour les percepteurs

  • Le percepteur devra d'abord vérifier si le détaillant est autorisé et en règle avant d'accepter les demandes du détaillant au plein montant.
  • Le percepteur entrera le détail de toutes les ventes exonérées dans l'Annexe FTG5 et le total des ventes sera saisi à la ligne 10 du Sommaire générique du percepteur - essence et produits connexes.
  • Les formulaires et les copies des documents papier à l'appui doivent être envoyés au ministère avec le sommaire du percepteur.
  • Le percepteur déduira un montant égal à celui de la demande de remboursement documentée du détaillant de la taxe payée sur l'essence sur le coût du prochain achat d'essence (facture).

Vérification des demandes au moment de recouvrer la taxe auprès d'un percepteur

Responsabilité des détaillants

Avant d'envoyer les demandes au ministère, les détaillants ont la responsabilité de remplir tous les formulaires avec exactitude et de corroborer chaque demande de remboursement avec des copies des documents papier et des factures émises pour la période couverte pendant la période de remboursement.

Divergence dans les demandes

Le ministère vérifiera chaque demande du détaillant. Si des divergences sont relevées dans la demande, avant de la rejeter, le ministère communiquera avec le percepteur pour lui permettre de fournir des renseignements supplémentaires. Si le percepteur ne fournit pas une explication satisfaisante, il devra assumer la taxe, les intérêts et les pénalités, s'il y a lieu.

L'autorisation du détaillant peut être annulée ou suspendue s'il ne se conforme pas aux modalités de l'autorisation.

Défaut de payer la taxe

À défaut de payer la taxe dans le délai requis, le détaillant ou l'agent du percepteur devront soumettre leurs demandes de remboursement futures directement au ministère plutôt qu'aux fournisseurs.

Vérification du ministère

Durant le processus de vérification, le personnel du ministère examinera les demandes et les documents papier afin d'en vérifier l'exactitude et l'intégralité, par exemple, des achats de volume important ou inhabituel d'essence compte tenu du type de véhicule, et des documents signés par des personnes autres que le titulaire de la carte d'essence.

Le ministère peut communiquer avec les détaillants, les acheteurs, les fournisseurs, les fournisseurs de service et les représentants autorisés pour obtenir des renseignements supplémentaires.

Exigences en matière de tenue des dossiers

Les dossiers doivent être conservés pendant 7 ans

Les détaillants et les percepteurs doivent conserver les dossiers et les livres comptables dans leur principal lieu d'affaires. Ces renseignements doivent être conservés pour une période de sept ans suivant la fin de l'exercice auquel les dossiers se rapportent.

En cas de défaut de conserver les dossiers

Si un détaillant ou un percepteur manque de conserver de façon adéquate les dossiers et livres comptables pour la période exigée, la personne est tenue coupable d'une infraction et est passible d'une amende de 50 $ pour chaque jour durant lequel elle se trouve en situation de défaut.

Achats de volumes importants d'essence

Vérification

Dans certains cas, il peut être nécessaire qu'un employé du ministère communique avec le titulaire de la carte d'essence pour vérifier si un important volume d'essence a été acheté.

Coordonnées

Si la quantité d'essence achetée est plus importante que celle nécessaire pour faire le plein d'une voiture ou d'un camion, ou si le titulaire de la carte d'essence achète des volumes d'essence plus importants sur une courte période et en différentes occasions, le détaillant demandera à l'acheteur de laisser ses coordonnées afin que ces achats puissent être vérifiés.

Achats continus

Si un acheteur a l'intention d'acheter régulièrement des volumes élevés d'essence, veuillez communiquer avec le ministère pour de plus amples renseignements.

Renseignements supplémentaires

Si cette page ne couvre pas entièrement votre situation particulière, consultez la Loi de la taxe sur l'essence et les règlements afférents, visitez notre site Web à ontario.ca/finances, ou communiquez avec le :

Ministère des Finances
33, rue King Ouest
Oshawa ON L1H 8H9

  • 1‑866‑ONT‑TAXS (1‑866‑668‑8297)
  • Téléc. : 905‑433‑5680
  • 1‑800‑263‑7776 pour un appareil de télécommunications pour sourds (ATS)
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