Guide de consultation rapide pour la divulgation des traitements dans le secteur public
Section 1 : La LDTSP s'applique-t-elle à mon organisation?
1.1 Organisations du secteur public précisées comme étant « employeurs » dans la Loi
1.2 Organisations considérées comme « employeurs » si elles satisfont à la condition relative à l'aide financière
1.3 Organisations exclues aux termes de la Loi
1.4 Condition relative à l'aide financière
Section 2 : Comment puis-je savoir si le traitement de certains employés de mon organisation doit être divulgué?
2.1 Employés
2.2 Calcul du traitement versé
2.3 Différence entre le taux de traitement et le traitement versé
2.4 Pas de traitement d'employés à divulguer
Section 3 : Comment mon organisation divulgue-t-elle le traitement des employés ayant touché 100 000 $ ou plus?
3.1 Registre des traitements et avantages versés aux employés en 2008
3.2 Comment remplir le registre Excel
Section 4 : Que dois-je faire de mon registre ou ma Déclaration selon laquelle il n'y a pas de traitement d'employés à divulguer?
4.1 Présenter le rapport au ministère ayant fourni une aide financière – sur papier ou par voie électronique
4.2 Faire en sorte que le registre ou la déclaration soit accessible sur place
Section 5 : Quelles sont les autres responsabilités dont je dois m'acquitter en tant qu'employeur aux termes de la LDTSP?
5.1 Information communiquée à vos employés
5.2 Réponses à des questions concernant la nature précise du traitement versé ou des avantages imposables
5.3 Vie privée des personnes et renseignements personnels
5.4 Peines imposées pour la non-divulgation des traitements
5.5 Date limite pour la divulgation des renseignements
5.6 Divulgation des traitements dans les rapports annuels
La Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public (LDTSP) et la Loi de 2004 modifiant la Loi sur la divulgation des traitements dans le secteur public ont été adoptées afin de rendre le secteur public de l’Ontario plus ouvert et responsable devant les contribuables. La LDTSP exige que les organisations qui reçoivent de l’aide financière de la province de l’Ontario divulguent annuellement le nom, le poste, le traitement et les avantages imposables totaux des employés qui touchent 100 000 $ ou plus par année civile.
La Loi s’applique au gouvernement de l’Ontario, aux organismes de la Couronne, aux municipalités, aux hôpitaux, aux conseils de santé, aux conseils scolaires, aux universités, aux collèges, à Hydro One Inc., à Ontario Power Generation Inc. et aux autres employeurs du secteur public qui reçoivent une aide financière considérable de la province.
La principale exigence imposée aux organisations visées est de rendre accessible au public leur registre ou leur déclaration selon laquelle il n’y a pas de traitement d’employés à divulguer au plus tard le 31 mars. Elles sont également tenues de faire parvenir, au plus tard le 31 mars, leur registre ou leur déclaration au ministère leur ayant fourni une aide financière.
Le présent guide vise à :
Si le guide ne répond pas à certaines de vos questions, veuillez communiquer avec votre ministère de tutelle. Une liste des personnes-ressources, numéros de téléphone et adresses électroniques figure à la fin du présent guide.
De plus, vous trouverez des renseignements supplémentaires dans la section du site Web du ministère des Finances portant sur la divulgation des traitements et salaires :
http://www.fin.gov.on.ca/fr/publications/salarydisclosure
La Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public et les règlements pris en application de cette loi sont accessibles par le biais du site Web Lois en ligne de l’Ontario à l’adresse http://www.e-laws.gov.on.ca.
La présente section explique quelles sont les organisations visées par la LDTSP et la condition relative à l'aide financière.
La LDTSP s’applique aux organisations suivantes :
La LDTSP s’applique à certaines organisations uniquement si elles ont reçu une aide financière considérable de la province au cours de l’année :
Les organisations suivantes ne sont pas couvertes par la Loi :
Si votre organisation ne correspond pas à la définition du mot « employeur » aux termes de la Loi, vous n’êtes pas visé par celle-ci et n’avez pas à divulguer de renseignements.
Certaines organisations (telles que les organisations sans but lucratif, les commissions locales d’une municipalité, les sociétés appartenant aux organisations du secteur public énumérées dans la Loi ou contrôlées par ces dernières) sont couvertes si elles reçoivent une aide financière de la part de la province, tel que décrit ci-dessous.
En règle générale, l’aide financière prend la forme de paiements de transfert. Un paiement de transfert est un montant que la province verse à une organisation sans :
Les principaux types de paiements de transfert sont : les transferts de droit, les ententes relatives aux frais partagés et les subventions.
| Aide financière de la province de l’Ontario en 2008 | Exigences en vertu de la LDTSP |
|---|---|
Moins de 120 000 $ |
La LDTSP ne s’applique pas à l’organisation. Celle-ci n’a pas à divulguer de renseignements. |
Entre 120 000 $ et 1 million de dollars |
La LDTSP s’applique à l’organisation si l’aide financière représente 10 % ou plus de ses recettes brutes pour l’année. Dans ce cas, l’organisation doit divulguer des renseignements. Si l’aide financière ne représente pas plus de 10 % des recettes brutes de l’organisation pour l’année, celle-ci n’a pas à divulguer de renseignements. Dans ce cas, le Conseil de gestion du gouvernement peut exiger des preuves que l’aide financière représente moins de 10 % des recettes brutes de l’organisation pour l’année. |
1 million de dollars et plus |
La LDTSP s’applique à l’organisation et celle-ci doit divulguer des renseignements. |
Aide financière totale |
Une organisation peut recevoir de l’aide financière de la part de plus d’un ministère. En définitive, il incombe à l’organisation de déterminer si elle répond aux critères de financement vu que la Loi fait part d’une aide financière totale versée par la province, et non par un seul ministère. |
La présente section explique comment déterminer les employés qui sont visés par la Loi et comment calculer le traitement versé. Les renseignements fournis permettront aux employeurs d’établir s’ils doivent divulguer le traitement de certains employés ou remplir une déclaration selon laquelle il n’y a pas de traitement d’employés à divulguer.
Toute personne à qui votre organisation fournit un feuillet T4 est considérée comme un employé, y compris toute personne occupant le poste d’administrateur ou de dirigeant d'un employeur, ou toute personne étant titulaire d'une charge et qui est élue ou nommée en vertu d'une loi de l'Ontario.
Les employés en détachement sont considérés comme des employés de l’organisation leur ayant fourni un feuillet T4 si une partie ou la totalité du traitement de ces employés lui est remboursée. Vous trouverez plus de précisions sur la divulgation des salaires des employés « en détachement » au paragraphe 3.2(5).
Une organisation est tenue de divulguer le traitement et la valeur des avantages imposables d’un employé uniquement lorsque son traitement est d’au moins 100 000 $. Le seuil de 100 000 $ ne comprend pas les avantages imposables. La définition de traitement de la LDTSP est liée à la Loi de l’impôt sur le revenu. Il faut donc utiliser les chiffres indiqués dans certaines cases du feuillet T4 pour calculer le traitement versé et la valeur des avantages imposables.
Calcul du traitement
Traitement versé = (case 14 du feuillet T4) - (cases 30+32+34+36+38+40 du feuillet T4)
Il ne faut pas tenir compte des montants énumérés sur un feuillet T4A
dans le calcul du traitement versé.
Le traitement versé qui figure sur le feuillet T4 n’est pas nécessairement le même que le taux de traitement du poste visé ou le traitement touché en 2008. Il peut y avoir des différences attribuables entre autres au versement d’un traitement rétroactif ou au règlement de griefs d’une année antérieure à 2008. De plus, les heures supplémentaires sont généralement payées en sus du traitement annuel, ce qui entraîne l’augmentation du traitement versé par rapport au taux de traitement annuel.
Un employeur couvert en vertu de la Loi est tenu de produire une « Déclaration selon laquelle il n’y a pas de traitement d’employés à divulguer » si aucun employé n’a reçu un traitement de 100 000 $ ou plus. Soumettre la déclaration dûment remplie au ministère de tutelle. On peut le télécharger à partir du site Web du ministère des Finances, à l’adresse :
http://www.fin.gov.on.ca/fr/publications/salarydisclosure/2009
D’ici le 6 mars 2009, vous devez télécopier la formule ou l’envoyer par courriel au ministère ou aux ministères qui ont accordé une aide financière à votre organisation. La section 4 du présent guide renferme plus de renseignements sur l’envoi de votre déclaration. Une liste de personnes-ressources se trouve à la fin du guide.
La présente section explique comment une organisation étant tenue de divulguer le traitement d’employés doit procéder pour remplir le Registre des traitements et avantages versés aux employés en 2008.
Si certains employés ont touché 100 000 $ ou plus, vous devez remplir le Registre des traitements et avantages versés aux employés en 2008. On peut obtenir ce registre à l’adresse :
http://www.fin.gov.on.ca/fr/publications/salarydisclosure/2009
D’ici le 6 mars 2009, veuillez fournir le registre, par voie électronique de préférence, au ministère ou aux ministères qui ont accordé une aide financière à votre organisation. La section 4 du présent guide renferme plus de renseignements sur l’envoi de votre registre. Une liste de personnes-ressources se trouve à la fin du guide.
Le Registre des traitements et avantages versés aux employés en 2008 est constitué de sept champs qui doivent être remplis pour chaque employé.
Choisissez l’une des catégories du menu déroulant :
Indiquez le nom officiel de votre organisation en entier. N’utilisez pas d’abréviation. Inscrivez le même nom que celui utilisé pour la divulgation des traitements et salaires l’an dernier, le cas échéant. Le ministère des Finances abrégera le nom si nécessaire.
Nom de famille de l’employé, tel qu’il figure sur le feuillet T4 de 2008.
Ne pas indiquer « succession de » si un employé est décédé.
Taper le texte en majuscules seulement.
Indiquer le prénom de l’employé au complet, tel qu’il apparaît sur le feuillet T4 de 2008. Ne pas inscrire uniquement l’initiale du prénom.
Ne pas indiquer « succession de » si un employé est décédé.
Taper le texte en majuscules seulement.
Mettre un point après l’initiale du deuxième prénom
Utilisez le titre de poste en date du 31 décembre 2008. Si l’employé ne travaillait plus pour l’employeur à la fin de 2008, indiquez le titre du dernier poste occupé par l’employé.
Écrire le titre du poste au long (il ne faut pas utiliser d'abréviation).
Il faut éviter certaines expressions dans le titre d’un poste car elles fournissent plus de renseignements que ne l’exige la Loi. L’ajout de telles expressions au titre d’un poste constitue une infraction à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (FIPPA). Voici des exemples :
Montant versé par l’employeur à l’employé en 2008.
Montant versé par l’employeur à l’employé en 2008 tel qu’il est indiqué sur le feuillet T4. (Total des cases 30, 32, 34, 36 et 40).
Des exemples de situations hypothétiques ainsi que des exemples de divulgation sont fournis ci-dessous à des fins d’illustration seulement.
Exemple 1
Jeanne Unetelle est médecin chef à l’hôpital Red. En 2008, elle a touché un traitement fixe de 97 000 $ et des avantages imposables de 525,16 $. Elle a aussi reçu un paiement rétroactif de 4 500 $ pour 2007, à l’issue de négociations salariales qui lui ont valu une augmentation à compter de 2005. Le feuillet T4 de Jeanne pour 2008 fait état d’un salaire de 101 500 $ (97 000 $ + 4 500 $) pour l’année 2008.
Sur le feuillet T4 de Jeanne Unetelle :
Exemple 2
Rose Lee est infirmière autorisée et employée permanente à l’hôpital Red. Elle est en détachement à l’hôpital Blue où elle travaille à un projet spécial qui s’échelonne de mai 2008 à décembre 2009. Rose est toujours payée par l’hôpital Red pendant cette période mais l’hôpital Blue rembourse une partie de son traitement à l’hôpital Red.
À la fin de l’année :
Dans ce cas, l’hôpital Red divulguera le traitement de Rose. Son poste sera infirmière autorisée. Si l’hôpital Red désire mentionner que Rose est en détachement auprès de l’hôpital Blue, Rose devra y consentir par écrit. Si elle accepte, son poste sera indiqué de cette façon : infirmière autorisée (en détachement auprès de l’hôpital Blue).
| REGISTRE DES TRAITEMENTS ET AVANTAGES VERSÉS AUX EMPLOYÉS EN 2008 | ||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Secteur | Employeur | Nom de famille | Prénom | Poste | Traitement versé | Avantages imposables | ||||||||
| Hôpitaux et conseils de santé | Hôpital Red | LEE | ROSE | Infirmière autorisée | 101 040,00 $ | 200,00 $ | ||||||||
| Hôpitaux et conseils de santé | Hôpital Red | UNETELLE | JEANNE | Médecin en chef | 101 500,00 $ | 525,16 $ | ||||||||
| ||||||||||||||
Cette section explique les deux exigences de divulgation prévues en vertu de la Loi.
Soumettez votre registre ou déclaration au ministère ayant fourni l’aide financière, tel qu’indiqué ci-dessous. Une liste de personnes-ressources pour chaque ministère se trouve à la fin du guide.
| Employeur | Ministère destinataire |
|---|---|
| Agences et autres organismes que la province de l’Ontario possède ou contrôle | Chaque ministère qui vous a fourni une aide financière |
| Municipalités et services | Ministère des Affaires municipales et du Logement |
| Conseils scolaires | Ministère de l’Éducation |
| Universités | Min. de la Formation et des Collèges et Universités |
| Collèges | Min. de la Formation et des Collèges et Universités |
| Hôpitaux | Ministère de la Santé et des Soins de longue durée |
| Conseils de santé | Ministère de la Santé et des Soins de longue durée |
| Hydro One Inc., Ontario Power Generation Inc. et chacune de leurs filiales | Ministère de l’Énergie et de l'Infrastructure |
| Employeurs assujettis à la condition relative à l’aide financière | Chaque ministère qui vous a fourni une aide financière dans l’année. Vous devrez peut-être rendre des comptes à plusieurs ministères. |
Veuillez soumettre votre registre au plus tard le 6 mars 2009 au ministère ayant fourni une aide financière.
Chaque année, le ministère des Finances publie un recueil des déclarations et des registres qui ont été reçus. Ainsi, si vous envoyez votre registre ou votre déclaration d’ici le 6 mars 2009, vous ferez en sorte que votre organisation fasse partie du recueil. Le ministère des Finances publie une annexe quelques mois après la publication du recueil afin d’inclure les registres et déclarations reçus après la publication de ce recueil.
Votre registre ou déclaration doit être accessible pour inspection sans frais pendant les heures normales d’ouverture des bureaux de votre organisation entre le 31 mars et le 31 décembre de la même année. Une copie du registre ou de la déclaration doit être fournie à toute personne qui en fait la demande pendant et après la période susmentionnée moyennant l’acquittement des droits prescrits, qui sont de 20 cents la page. Vous pouvez renoncer à ces frais si vous le désirez. Aucuns frais distincts ne sont prévus pour l’envoi.
La présente section explique comment répondre à certaines questions ou préoccupations de vos employés relativement à la divulgation de leur traitement. Elle porte également sur les responsabilités des employeurs.
Nous vous recommandons d’informer vos employés, par courtoisie, que leur traitement sera divulgué. Cela leur donnera la possibilité de confirmer les renseignements avant qu'ils ne soient publiés. Ils trouveront plus de précisions concernant la LDTSP sur le site Web du ministère des Finances.
http://www.fin.gov.on.ca/fr/publications/salarydisclosure
La Loi autorise les employeurs à divulguer le traitement versé et les avantages imposables définis par l’Agence du revenu du Canada. Elle ne les autorise toutefois pas à révéler la nature précise des avantages reçus.
Les employeurs ne peuvent être tenus responsables d’avoir divulgué des renseignements s’ils avaient des motifs valables de croire qu’ils devaient le faire. Une clause de non-divulgation dans un contrat de travail ne peut être utilisée pour empêcher la divulgation. Si vous avez des doutes quant à ce que vous devez divulguer, vérifiez auprès du ministère dont vous avez reçu une aide financière. La Loi couvre uniquement l’information qu’elle autorise spécifiquement les employeurs à divulguer, tel qu’expliqué à la section 3 du présent guide.
La Loi permet au Conseil de gestion du gouvernement d’exiger qu’un ministère retienne une partie ou la totalité du paiement de transfert destiné à l’employeur si ce dernier ne se conforme pas à la Loi. Le montant retenu sera versé lorsque l’employeur se sera conformé à l’exigence relative à la divulgation. Si l’employeur ne se conforme pas dans un délai d’un an (au plus tard le 31 mars de l’année suivante), il cesse d’avoir droit au montant en question. Le Conseil de gestion du gouvernement peut également retenir les fonds si une organisation ne fournit pas les preuves concernant les recettes aux termes des critères de financement (soit les documents indiquant si au moins 10 % des recettes brutes proviennent ou non de la province).
Au plus tard le 31 mars de chaque année, les employeurs visés par la LDTSP doivent rendre public le Registre des traitements et avantages versés aux employés en 2008 ou la Déclaration selon laquelle il n’y a pas de traitement d’employés à divulguer.
Envoyez votre registre ou votre déclaration d’ici le 6 mars 2009 pour qu’ils soient publiés dans le recueil.
Les employeurs qui publient habituellement un rapport annuel sont tenus d’intégrer la divulgation des traitements dans leur rapport annuel, à moins que tels traitements soient divulgués sur un site Web public (site d’une société ou site du ministère des Finances dans le cadre du recueil des traitements dans le secteur public).
| Ministère | Courriel | Téléphone | Télécopieur |
| Affaires civiques et Immigration | pssd.mci@ontario.ca | 416-326-8388 416-325-6146 |
416-325-6387 |
| Affaires francophones | pssd@css.gov.on.ca | 416-326-8021 | 416-325-5125 |
| Affaires municipales et Logement | pssd.mah@ontario.ca | 416-585-6990 | 416-585-7292 |
| Agriculture, Alimentation et Affaires rurales | pssd.omafra@ontario.ca | 519-826-3192 | 519-826-4130 |
| Commerce international et Investissement | Adelia.Neblett-Johnson@ontario.ca | 416 325-2154 | 416 325-6715 |
| Culture | pssd.mci@ontario.ca | 416-326-8388 416-325-6146 |
416-325-6387 |
| Développement du Nord et Mines | Sandra.Ferguson2@ontario.ca | 705-564-7415 | 705-564-7954 |
| Développement économique | Adelia.Neblett-Johnson@ontario.ca | 416 325-2154 | 416 325-6715 |
| Éducation | pssd.met@ontario.ca | 416-325-1859 416-327-9113 |
416-325-1835 |
| Énergie et Infrastructure | Adelia.Neblett-Johnson@ontario.ca | 416 325-2154 | 416 325-6715 |
| Environnement | pssdene@ontario.ca | 416-314-9385 | 416-314-9313 |
| Finances | pssd.finanreven@ontario.ca | 905-433-6716 | 905-433-6588 |
| Formation, Collèges et Universités | pssdtcu@ontario.ca | 416-212-8880 416-327-9102 |
416-325-1835 |
| Petites entreprises et Services aux consommateurs | Adelia.Neblett-Johnson@ontario.ca | 416 325-2154 | 416 325-6715 |
| Procureur général | pssd.mag@ontario.ca | 416-314-2118 | 416-326-3971 |
| Promotion de la santé | Winnie.Chan@ontario.ca | 416-326-4356 | 416-326-4366 |
| Recherche et Innovation | Adelia.Neblett-Johnson@ontario.ca | 416 325-2154 | 416 325-6715 |
| Revenu | pssd.finanreven@ontario.ca | 905-433-6716 | 905-433-6588 |
| Richesses naturelles | pssd.mnr@ontario.ca | 705-755-1348 | 705-755-3108 |
| Santé et Soins de longue durée | pssd.moh@ontario.ca | 416-327-4374 | 416-327-8791 |
| Affaires autochtones | Carolanne.Allen@ontario.ca | 416-326-4749 | 416-212-1644 |
| Services à l'enfance et à la jeunesse | pssd@css.gov.on.ca | 416-326-8021 | 416-325-5125 |
| Sécurité communautaire et Services correctionnels | pssd.jus@ontario.ca | 416-325-5085 416-326-9915 |
416-326-3465 |
| Services gouvernementaux | John.Leibycz@ontario.ca Niloufer.Srivastav@ontario.ca |
416-327-8506 416-326-8915 |
416-327-4048 |
| Services sociaux et communautaires | pssd@css.gov.on.ca | 416-326-8021 | 416-325-5125 |
| Tourisme | pssd.mci@ontario.ca | 416-326-8388 416-325-6146 |
416-325-6387 |
| Transports | pssd.mto@ontario.ca | 905-704-2672 | 905-704-2720 |
| Travail | Pegah.Dezfooli@ontario.ca | 416-235-5280 | 416-235-4189 |