: Rapport de clôture - Société d'administration du Régime de retraite de la province de l’Ontario - Juillet 2016

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Sommaire

Dans le Budget de l'Ontario de 2014, le gouvernement de l’Ontario a présenté le Régime de retraite de la province de l’Ontario. Il y justifiait la création de ce régime comme suit :

« La province n’est pas disposée à attendre que le gouvernement fédéral prenne le relais et s’attaque au problème du revenu de retraite auquel font face actuellement les travailleurs canadiens d’aujourd’hui. À moins de prendre des mesures maintenant, on risque de voir le problème de l’épargne-retraite s’aggraver avec le temps. Le système de revenu de retraite deviendra de plus en plus déconnecté de l’évolution de la main-d’œuvre, défavorisant grandement les plus jeunes générations par rapport à leurs parents.

Étant donné la décision du gouvernement fédéral de mettre un terme aux discussions sur la bonification du RPC, l’Ontario propose de mettre en œuvre un nouveau régime de retraite provincial obligatoire, le Régime de retraite de la province de l’Ontario (RRPO), qui serait efficient, responsable et conçu pour répondre aux besoins des travailleurs du XXIe siècle.

Le RRPO serait le premier régime du genre au Canada et permettrait initialement à plus de trois millions de travailleurs ontariens qui comptent actuellement sur le RPC, la Sécurité de la vieillesse et leurs économies personnelles d’être couverts. Il s’appuierait sur les principales caractéristiques du RPC, auquel il pourrait être intégré ultérieurement si des négociations sur la bonification aboutissaient à une entente. »

Dans ce même document, on peut lire comment le nouveau Régime de retraite de la province de l’Ontario serait administré :

« Le RRPO serait administré publiquement par un organisme indépendant du gouvernement, assujetti à un modèle de gouvernance rigoureux et responsable de la gestion de placements liés à des cotisations annuelles d’environ 3,5 milliards de dollars. »

Secrétariat de la mise en œuvre du Régime de retraite de la province de l’Ontario

Après avoir déposé le Budget de 2014, le gouvernement a créé le Secrétariat de la mise en œuvre du Régime de retraite de la province de l’Ontario (le Secrétariat) au sein du ministère des Finances afin de mettre en place et de contrôler les fondements politiques, législatifs et opérationnels du RRPO. La législation initiale a été présentée en 2014.  À la fin de 2015, le Secrétariat a été remplacé par la Société d’administration du RRPO (la Société d'administration), un organisme plus fonctionnel.

Le calendrier opérationnel présenté par le gouvernement pour la mise en œuvre du RRPO était agressif, puisque les grands employeurs (500 employés et plus) devaient commencer à y contribuer dès le 1er janvier 2018.  À l’origine, ce calendrier devait être mis en place une année plus tôt, mais après des consultations avec les groupes d’employés et d’employeurs, on a décidé de l'ajuster afin d’assurer une transition et une mise en œuvre sans accrocs. 

Dès le départ, l’objectif de la Société d'administration était d’établir, d’organiser et de mettre sur pied le nouveau régime de retraite dans les délais prévus et d’une manière rentable, en veillant à ce qu’il compte parmi les plus économiques au monde en termes de coût par participant. De manière tout aussi importante, elle voulait créer une expérience simple, facile et sans tracas pour les employés et pour les employeurs, et ce, autant au moment de l'inscription initiale que pendant l'exploitation continue du régime.

Ce travail a été divisé en plusieurs étapes. La première tâche consistait en la création d’un organisme professionnel qui fonctionnerait de manière indépendante du gouvernement afin de donner aux employeurs, aux employés et, en fin de compte, à tous les Ontariens la confiance que les activités du RRPO seraient menées de façon transparente et efficace au nom de la population.

À la fin de 2015, la Société d’administration du RRPO a été officiellement créée et le gouvernement a constitué un premier conseil d’administration formé de trois personnes, présidé par Susan Wolburgh Jenah, et, en janvier 2016, le conseil a embauché Saäd Rafi à titre de chef de la direction de la Société d'administration.

Le conseil d’administration s’est montré exceptionnellement actif et déterminé à abattre une somme de travail allant bien au-delà du rythme et des exigences de ce qui est normalement requis dans une situation de ce genre. Pendant cette période, les trois membres du conseil se sont rencontrés deux fois par mois, alors que de telles réunions se tiennent normalement une fois par trimestre dans ce type d’organisme. Au total, 18 réunions officielles du conseil ont eu lieu en sept mois environ. Les membres devaient surveiller la création de l’équipe de direction et entreprendre des initiatives importantes, en plus de créer un comité de mise en candidature pour doter l’organisme d’un conseil complet qui devait être constitué à la fin de 2016.

The ORPP Administration Corporation

La mission de la Société d'administration est décrite comme suit dans la loi :

  • administrer le RRPO;
  • rendre le RRPO opérationnel;
  • administrer et placer les fonds de la caisse de retraite en qualité de fiduciaire;
  • exercer les autres pouvoirs et fonctions que lui confère la loi.

La première tâche de la nouvelle Société d'administration, et la plus importante, était de renforcer les capacités de direction et de fonctionnement du régime de retraite afin d’en faciliter la mise sur pied sous les auspices du chef de la direction. Il fallait donc se concentrer sur l’embauche de professionnels chevronnés afin de surveiller les nombreux flux de travail requis pour réaliser cette tâche, en plus de constituer une équipe d’experts externes pour aider à la réalisation, dans un souci d’économie, des nombreuses fonctions et caractéristiques de services nécessaires pour soutenir le RRPO.

Entre janvier et juin 2016, la Société s’est dotée de 33 employés, dont cinq vice-présidents principaux et trois vice-présidents sur le nombre prévu. Ces cadres ont été chargés de superviser un certain nombre de tâches clés associées à la mise sur pied de l’organisme, dont les suivantes :

  • élaboration d’un protocole d’entente entre le gouvernement et le conseil d’administration de la Société d'administration, y compris un protocole de communication;
  • élaboration d’un processus de délégation du conseil à la haute direction;
  • élaboration d’un cadre de politique interne et finalisation des politiques, parmi lesquelles un code de déontologie et une politique sur les conflits d’intérêts;
  • réalisation des étapes nécessaires pour mettre en place une structure d’appel et un processus pour les appels interjetés par les employeurs, la détermination de l’admissibilité aux prestations et les enjeux liés à la protection des renseignements personnels;
  • obtention des services de TI nécessaires pour soutenir un régime de retraite, y compris le recrutement d’un fournisseur de services d’hébergement sécurisé;
  • sélection et mise en œuvre des systèmes d’entreprise à l’appui des fonctions des services des finances et des ressources humaines;
  • avant-dernières étapes de la demande de propositions concernant l’impartition des processus d’affaires pour que la Société d'administration soit en mesure d’administrer le régime de retraite en 2018;
  • processus de sélection et élaboration d’un outil en ligne qui permettrait aux entreprises de l’Ontario de vérifier si elles sont dotées de régimes comparables ou si elles doivent cotiser au RRPO;
  • élaboration d’un plan de ressources humaines et d’un cadre de rémunération qui permettrait à la Société d'administration d’attirer des talents ayant les compétences et les connaissances nécessaires pour bâtir un régime de retraite à partir de zéro;
  • collaboration avec l’Agence du revenu du Canada afin d’obtenir l’aide nécessaire pour que la Société d'administration soit en mesure d’administrer le régime, y compris la mise en place d’un plan d’échange de données et de stratégies de communication pour mobiliser les employeurs de l’Ontario;
  • création d’un logo et d’une image de marque pour doter la Société d'administration de la légitimité nécessaire alors que l'organisme commence à travailler avec les employeurs et les employés;
  • lancement d’un site Web professionnel qui diffuserait des renseignements auprès des entreprises et du public au sujet du RRPO et de la mise en œuvre en cours;
  • élaboration et publication d’un plan de vaste envergure à l’échelle provinciale afin de sensibiliser les entreprises de l’Ontario à l’égard de leurs obligations au titre de la loi;
  • établissement d’un plan d’affaires triennal;
  • finalisation d’un cadre d’investissement, de la mission, de la vision et des valeurs, ainsi que d’une philosophie et d’une stratégie permettant d’aménager les délais à respecter pour recruter des professionnels de l’investissement ayant les compétences nécessaires pour mettre le cadre en œuvre;
  • obtention de l’espace de bureau nécessaire pour la Société.

En plus d’embaucher du personnel, la nouvelle équipe de direction de RRPO a signé des contrats avec des experts externes pour bénéficier de services spécialisés à coût raisonnable.  Pour veiller à ce que la passation de contrats se déroule de manière équitable et transparente, tout en veillant au recrutement des spécialistes les plus compétents au meilleur prix possible, la Société a recruté une équipe de conseillers techniques experts de l’extérieur pour conseiller le gouvernement et Infrastructure Ontario sur les processus d’appel d’offres et de demande de propositions.

Afin de respecter les délais opérationnels, la Société d'administration a lancé un certain nombre de demandes de propositions relativement à d’autres services entre janvier 2016 et juin 2016. Elle s’est notamment procuré des services de recrutement de cadres, de gestion financière, de communications, de rédaction technique, de portail de vérification, de gestion de la marque et de marketing. La Société d'administration a également obtenu l’espace de bureau nécessaire pour prendre de l’expansion et recruter d’autres employés.

Par ailleurs, la Société d'administration a commencé à recruter les talents nécessaires pour la soutenir à long terme afin de réduire la dépendance à l’égard de fournisseurs extérieurs et de mener davantage de travaux en interne au fil du temps.

Au 18 juin 2016, la Société d'administration avait effectué les démarches suivantes :

  • Des contrats ont été signés pour un total de 22 ententes avec des fournisseurs de services tiers. Dix contrats ont été initiés par la Société d'administration, et deux contrats d’acquisition ont été menés par le Secrétariat, lesquels ont fini par être signés par la Société d'administration.  Six affectations ont été initiées et conclues par le Secrétariat et ensuite affectées à la Société d'administration. Par ailleurs, quatre contrats d’une valeur inférieure à 25 000 $ ont été signés par la Société d'administration.
  • Des contrats de travail ont été signés pour 40 employés à temps plein. De ce nombre, 33 avaient commencé à travailler, alors que les sept autres devaient entrer en fonction fin juin ou début juillet.   Les ressources humaines comprenaient également un certain nombre de personnes détachées par des organismes gouvernementaux et autres, ainsi que cinq entrepreneurs indépendants.

Il convient de souligner que tous les contrats touchant des demandes de propositions et des approvisionnements comprenaient des stratégies d’atténuation ou de sortie conçues pour donner à la Société d'administration la possibilité de mettre fin aux ententes si jamais la décision était prise de ne pas réaliser le RRPO. Dans d'autres cas, le personnel de la Société d'administration a pris des mesures prudentes pour contenir les dépenses, comme celle de sous-louer des espaces de bureau de catégorie B, meublés et plus modestes.
Toutes ces démarches se sont avérées cruciales dans les circonstances, permettant de faire économiser aux contribuables des dizaines de millions de dollars en dépenses et engagements, argent qui se serait volatilisé en l’absence de pratiques prudentes.

Liquidation de la Société d’administration du RRPO

Le travail avançait très bien quant à l’ensemble des tâches décrites ci-dessus, et la Société d'administration voulait commencer à inscrire les employeurs dans le régime à la fin de l’automne 2016.  En l’absence de tout indice qu’un accord de bonification du RPC fût possible, la Société d'administration travaillait au maximum de sa capacité pour commencer à mobiliser des millions d’employeurs, construire un portail d’inscription et d’administration et sensibiliser le grand public au sujet du RRPO.  

Or, l’entente de principe sur la bonification du RPC a été annoncée par les ministres le 20 juin.  En conséquence, la Société d'administration a immédiatement demandé à tous les fournisseurs et membres du personnel de suspendre leurs activités dans la matinée du 21 juin, et elle a cherché la confirmation du conseil et du ministère qu’elle devait procéder à une liquidation ordonnée de ses avoirs et obligations.  Le 24 juin, le gouvernement a officiellement demandé à la Société d'administration d’élaborer un plan pour effectuer sa liquidation.

En fin de compte, la Société d'administration a réussi à entamer la tâche ambitieuse de mettre en œuvre un nouveau régime de retraite touchant des millions d’employeurs et encore plus d’employés, tout en veillant à la maîtrise des coûts, à un fonctionnement transparent et à la constitution de garanties pour protéger les deniers publics. Même si le RRPO a pris fin avant d’avoir pu commencer, les connaissances, les compétences et l’expertise acquises offriront au gouvernement des atouts durables dans d’autres domaines.